EL ACTA
Las actas expresan lo tratado o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.
De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.
CLASES DE ACTAS
Existen varias clases de actas entre las cuales se destacan:
- Actas de comités,
- Actas del concejo municipal,
- Actas de consejos,
- Actas de junta directiva,
- Actas de asambleas,
- Actas de reunión administrativas,
- Actas de levantamientos de cadáveres,
- Actas de baja de inventarios,
- Actas de eliminación de documentos,
- Actas de sociedades y
- Actas de entrega.
PARTES
1) Titulo
2) Denominación del documento y número
3) Encabezamiento
4) Lugar de origen y fecha de la reunión
5) Hora
6) Lugar
7) Asistentes
8) Representaciones
9) Invitados
10) Ausentes
11) Orden del día
12) Desarrollo
13) Compromisos
14) Convocatoria
15) Firmas, nombres y cargos
16) Líneas especiales
17 Paginas subsiguientes
EL INFORME
La expedición está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
Los informes se elaboran en papel con logosímbolo, de acuerdo con lar normas internas de la organización.
UTILIZACIÓN DEL INFORME
De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos:
- Regular o aclarar una situación;
- Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos;
- Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
- Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;
- Impugnar o corregir una situación, y
- Presentar detalles sobre un aspecto determinado.
PARTES
1) Encabezamiento
2) Razón social
3) Dependencia
4) Código
5) Título
6) Lugar de origen y fecha de elaboración
7) Autoría
8) Objetivo
9) Temas o numerales
10) Paginas subsiguientes
11) Conclusiones
12) Nombres, cargos y firmas
13) Rúbrica
14) Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional
INFORME CORTO
Se recomienda que este informe no tenga portada, sino encabezamiento (aunque el autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente).Se recomienda que el resumen incluya elementos como:
- encabezamiento: razón social, dependencia, código, título, ciudad o municipio de origen y fecha de elaboración;
- autoría del informe corto;
- objetivos;
- capítulo o capítulos;
- conclusiones y recomendaciones (opcional), y
- firma
CERTIFICADOS
El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial).
Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de:
- calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos;
- registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción, y
- becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos, documentos de identidad, entre otros.
CONSTANCIAS
La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.
PARTES
1) Codigo
2) Lugar de origen y fecha de elaboración
3) Cargo
4) Identificación del documento
5) Texto
6) Remitente y firmas responsables
